Algemene dekkingsmiddelen

Voortgang activiteiten

Inleiding Algemene dekkingsmiddelen

Terug naar navigatie - Inleiding Algemene dekkingsmiddelen

De paragraaf algemene dekkingsmiddelen geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de doelstellingen in de programma’s te realiseren.

Het afgelopen jaar heeft uw raad op verschillende onderdelen in de bedrijfsvoering geïnvesteerd. Daarmee krijgt bedrijfsvoering de ruimte om zich verder te ontwikkelen en de organisatie goed te ondersteunen in uitvoering. De (bestuurlijke) ambities blijven echter onverminderd hoog en het ontwikkelen van een organisatie terwijl de ‘winkel open is’ vraagt flexibiliteit van een ieder die werkzaam is bij of voor de gemeente Zutphen. Het voorbereiden van de organisatie op de manier van werken in de toekomst en tegelijkertijd de (interne)dienstverlening borgen, is voor de komende jaren één van de grote opgaven.

Volgen van de ontwikkelingen

Terug naar navigatie - Volgen van de ontwikkelingen

Vitaal personeelsbeleid
Doel: We streven naar een lager ziekteverzuim, vooral waar het om langdurig verzuim gaat.
• Monitoren van de ontwikkeling en de inzet van instrumenten.
Doel: We streven naar minder inhuur
• Periodiek maken we inzichtelijk wat het percentage inhuur is. Hierbij zal een onderscheid gemaakt worden tussen de verschillende categorieën. Bijvoorbeeld daar waar het gaat om inzet ten behoeve van specifieke projecten of daar waar het gaat om vervanging bij verzuim.

Algemene dekkingsmiddelen

Terug naar navigatie - Algemene dekkingsmiddelen

Doelen

Terug naar navigatie - Doelen

59970100 - We zijn een integere en professionele organisatie

Terug naar navigatie - 59970100 - We zijn een integere en professionele organisatie

Wij geven uitvoering aan het programma doorontwikkeling van de organisatie

  • We zijn deskundig in ons vak, zijn ondernemend, betrokken en werken vanuit vertrouwen. 
  • Wij werven op de voor de functie best passende wijze en boeien en binden mensen aan onze organisatie.
  • We zijn een lerende organisatie. Onze medewerkers zijn professioneel en zelfbewust en in staat hun huidige rol in de organisatie goed te vervullen. 
  • Wij investeren in de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers in alle leeftijdsgroepen.
  • Wij geven uitvoering aan onze visie op dienstverlening.
  • 59970101 - Organisatie-ontwikkeling en personele gevolgen
    Voortgang

    Kwaliteit (indicator)
    Groen

    Kwaliteit (toelichting)

    • Het programma doorontwikkeling bevindt zich voor de agenda van 2024-2025 in een afrondende fase. Met het vertrek van de programmamanager en de overdracht van de opdracht naar een collega, is 2025 een moment voor herijking van het programma.
    • De voortgang van de implementatie van de HR21 functiesystematiek verloopt volgens planning.
    • Door inzet op duurzame inzetbaarheid is het ziekteverzuim het afgelopen jaar gedaald en blijft de dalende trend doorzetten.

    Tijd (indicator)
    Groen

    Geld (indicator)
    Groen

  • 59970102 - Jaarlijks onderzoek Artikel 213a Gemeentewet
    Voortgang

    Kwaliteit (indicator)
    Groen

    Kwaliteit (toelichting)

    In 2025 wordt een artikel 213A onderzoek uitgevoerd. 

    Tijd (indicator)
    Groen

    Tijd (toelichting)

    zie toelichting bij kwaliteit

    Geld (indicator)
    Groen

59970200 - Gastvrij stadhuis, uitnodigend en op de toekomst ingericht

Terug naar navigatie - 59970200 - Gastvrij stadhuis, uitnodigend en op de toekomst ingericht

Ons doel is een gastvrij stadhuis te creëren, waar medewerkers en partnerorganisaties elkaar kunnen ontmoeten en de dienstverlening optimaal wordt ondersteund. Met een herinrichting van het stadhuis beogen we bovendien aan te sluiten op hedendaagse behoeften van onze collega’s en moderne manieren van werken. Een andere wens is om het sociaal domein (locatie Henri Dunantweg) te integreren in het stadhuis. Dit zal bijdragen aan een meer efficiënt gebruik van het pand, een verhoogde productiviteit, aantrekkelijk werkgeverschap en één gezamenlijke cultuur.

Een andere huisvestingsuitdaging heeft betrekking op de vergaderfaciliteiten voor de raad. Doel is te komen tot de realisatie van een viertal functionele en tevens comfortabele vergaderzalen in het oude stadhuis, waarbij de audiovisuele techniek betrouwbaar en eenvoudig in gebruik is. De Burgerzaal blijft ook in de nabije toekomst de meest prominente plek voor onze raadsvergaderingen. In combinatie met drie overige zalen wordt ruimte geboden aan de beeldvormende, oordeelsvormende en besluitvormende vergaderingen.  

  • 59970201 - Huisvestingsplan gemeentelijke organisatie opstellen
    Voortgang

    Kwaliteit (indicator)
    Groen

    Kwaliteit (toelichting)

    De haalbaarheidsstudie is afgerond en voorziet in een calculatie van investeringskosten, een verwachte doorlooptijd en berust op een eerste programma van wensen (uitgangspunten). Er ligt een vlekken- en voorlopig wandenplan en eerste visualisaties geven een beeld van de mogelijkheden. Verder zijn de investeringskosten doorberekend in kapitaallasten. 

    Tijd (indicator)
    Oranje

    Tijd (toelichting)

    De haalbaarheidsstudie is tijdig uitgevoerd. De Businesscase die hierop volgt inmiddels afgerond. De planning is vooral afhankelijk van de snelheid waarmee de stukken aan de Raad worden gepresenteerd. 

    Geld (indicator)
    Groen

    Geld (toelichting)

    De haalbaarheidsstudie is conform budget uitgevoerd. 

  • 59970202 - Huisvestingsplan raadsvergaderingen opstellen
    Voortgang

    Kwaliteit (indicator)
    Groen

    Kwaliteit (toelichting)

    De voorbereidingen voor de aanbesteding van audiovisuele middelen zijn onderhanden. Een besluit dat noodzakelijk was om te komen tot een goede uitvraag, had betrekking op de keuze voor een vaste raadsopstelling. Hierover is door de fractievoorzitters besloten.

    Tijd (indicator)
    Rood

    Tijd (toelichting)

    De aanbesteding van audiovisuele middelen vindt later plaats dan gepland.

    Geld (indicator)
    Rood

    Geld (toelichting)

    Verwachting is dat de kosten die gemoeid zijn met de aanbesteding van audiovisuele middelen, inclusief de fysieke aanpassing van de verschillende zalen, boven budget zijn.

59970300 - De bedrijfsvoering is op orde

Terug naar navigatie - 59970300 - De bedrijfsvoering is op orde

Doelen

  • We verstevigen en bestendigen onze positie als aantrekkelijke werkgever.
  • We communiceren in begrijpelijke taal.
  • We versterken onze interne beheersing.

59970400 - We werken aan de digitale transitie en versterken informatieveiligheid

Terug naar navigatie - 59970400 - We werken aan de digitale transitie en versterken informatieveiligheid
  • 59970401 - Toepassing principes Common Ground
    Voortgang

    Kwaliteit (indicator)
    Groen

    Tijd (indicator)
    Groen

    Geld (indicator)
    Groen

  • 59970402 - Verder met data gedreven werken
    Voortgang

    Kwaliteit (indicator)
    Groen

    Kwaliteit (toelichting)

    We liggen op koers en er worden kwalitatief goede dingen ontwikkeld.

    Tijd (indicator)
    Groen

    Geld (indicator)
    Groen

  • 59970403 - Verder met digitale dienstverlening
    Voortgang

    Kwaliteit (indicator)
    Groen

    Tijd (indicator)
    Oranje

    Tijd (toelichting)

    De pilot Mijn Zaken loopt uit. De samenwerking tussen verschillende partijen is complex. 

    Geld (indicator)
    Groen

    Geld (toelichting)

    Het is de vraag of we na 2025 voldoende middelen hebben om de doelen te halen en de huidige projecten voort te zetten.

  • 59970404 - Toekomst bestendige informatievoorziening
    Voortgang

    Kwaliteit (indicator)
    Groen

    Tijd (indicator)
    Oranje

    Tijd (toelichting)

    Het project Informatiebeveiliging en Privacy (IB&P) is met het versterken van de Informatieveiligheid en Privacy organisatie overgedragen aan de lijn. De projectfase is daarmee afgerond. Voor de afronding van een aantal onderwerpen is nog externe expertise nodig, waarvoor extra kosten worden gemaakt.

    Het in beeld brengen van de architectuur vergt meer tijd dan voorzien.

    Geld (indicator)
    Oranje

    Geld (toelichting)

    Er worden extra kosten gemaakt voor de afronding van een aantal onderwerpen voor het project IB&P

59970500 - Onze inkoop is rechtmatig en doelmatig

Terug naar navigatie - 59970500 - Onze inkoop is rechtmatig en doelmatig

We realiseren de gemeentelijke doelstellingen via inkopen en aanbesteden, zoals rechtmatig en doelmatig inkopen, een integere en betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn, inkopen tegen de meest optimale Prijs of Prijs-Kwaliteit verhouding 

59970700 - Wij zijn zo verantwoord mogelijk in onze inkoop en opdrachtverstrekking

Terug naar navigatie - 59970700 - Wij zijn zo verantwoord mogelijk in onze inkoop en opdrachtverstrekking

We zorgen voor maatschappelijk verantwoord inkopen en opdrachtgeven (MVOI).  Naast prijs en kwaliteit letten we op een goede balans tussen mens, omgeving en economie (People, Planet en Profit). Zodat economische, ecologische en sociale aspecten in evenwicht zijn. Daarbij hebben we ook aandacht voor lokale ondernemers en het Midden en Kleinbedrijf. 

  • 59970701 - Inkopen met SROI
    Voortgang

    Kwaliteit (indicator)
    Groen

    Kwaliteit (toelichting)

    Bij iedere aanbesteding die langs inkoop komt wordt gekeken naar een passende SROI eis.  

    Tijd (indicator)
    Groen

    Tijd (toelichting)

    Het is een on-going-proces om het belang van SROI bij iedereen die zich bezighoudt met inkoop onder de aandacht te brengen en te houden. 

    Geld (indicator)
    Groen

    Geld (toelichting)

    Er is geen budget gekoppeld aan SROI.

  • 59970702 - Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)
    Voortgang

    Kwaliteit (indicator)
    Groen

    Kwaliteit (toelichting)

    Wat ging er goed:

    • In het MVOI actieplan was een doel opgesteld om bij 10 aanbestedingen in 2024 de maximale haalbaarheid uit t e vragen op de thema's klimaat, circulariteit, milieu en social return (= SROI). In de praktijk is dit gelukt bij 21 aanbestedingen. 
    • Successen zijn gedeeld op Intranet en de lokale krant
    • MVOI netwerk is vergroot in Brummen en Apeldoorn
    • SROI op externe inhuur is goedgekeurd
    • Bij Kennis to Go (april 2024) is de nieuwe interne poster door wethouder Eva Boswinkel onthuld. Dit om meer aandacht te vragen en bekendheid te geven aan lokaal, sociaal en duurzaam inkopen.
    • We hebben een schitterend Sociaal Ondernemen Werkt Event georganiseerd in de Apenheul (vanuit Werkcentrum VeluweStedendriehoek) waarbij de meest sociale werkgevers van de arbeidsmarktregio een Award hebben gekregen. 

    Wat had er beter gekund:

    • Meer betrokkenheid en draagkracht van collega's in de organisatie
    • Meer gebruik maken van de expertise van de budgethouders/ projectleiders om MVI passend bij de aanbesteding op een goede manier uit te vragen
    • Aandachtspunt blijft het maken van een MVOI-team met meerdere collega's uit verschillende disciplines om het draagvlak te bevorderen
    • Verduidelijken van de werkprocessen in de organisatie. Weten wie wat moet doen bij een inkoop
    • Wat kan de gemeente zelf doen om meer bewust en duurzamer te worden? Bijv. het behalen van de Co2 prestatieladder
    • De monitoring van SROI op externe inhuur is nog niet goed ingeregeld

     

    Tijd (indicator)
    Groen

    Tijd (toelichting)

    De planning loopt op schema

    Geld (indicator)
    Groen

    Geld (toelichting)

    Er is geen budget toegekend aan MVOI

Financiële tabel: Algemene dekkingsmiddelen

Terug naar navigatie - Financiële tabel: Algemene dekkingsmiddelen Bedragen x €1.000
Exploitatie
Primitieve begroting 2025 incl wijzigingen tot 2025
Wijzigingen 2025 (gedaan in 2025)
Begroting na Wijziging 2025
Mutaties 1e Burap 2025
Stand Burap 2025
Effecten
-717
40
-677
-75
-752
Belastingen
-14.581
0
-14.581
0
-14.581
Algemene uitkering
-133.744
0
-133.744
0
-133.744
Algemene baten en lasten
-2.543
23
-2.521
2.087
-456
Overhead
23.297
-23
23.274
273
23.570
Gerealiseerd resultaat
-128.289
40
-128.249
2.285
-125.964

Toelichting op financiële afwijkingen: Algemene dekkingsmiddelen

Terug naar navigatie - Toelichting op financiële afwijkingen: Algemene dekkingsmiddelen
Productnummer Omschrijving Baten / Lasten Voordeel / Nadeel Bedrag
913-Effecten Per saldo wordt er een voordeel verwacht van € 75.000 uit dividendopbrengsten Alliander en Bank Nederlandse Gemeenten. Baten Voordeel €75.000
922-Algemene baten en lasten Er wordt een nadeel verwacht van € 70.000 op de accountantskosten. Januari 2025 heeft de raad een nieuwe accountant benoemd. De prijs, voortkomend uit de Europese aanbesteding, is hoger uitgevallen dan het vorige contract. Daarnaast hebben we in 2025 ook nog te maken met opstartkosten voor de nieuwe accountant. Lasten Nadeel €70.000
922-Algemene baten en lasten Er wordt een nadeel verwacht van € 170.000 op de uitgaven voor voormalig personeel. het gaat hier om ww kosten. De gemeente is eigenrisico drager. Mochten voormalige medewerkers gedurende het jaar toch nog werk vinden, dan kan het verwacht nadeel afnemen. Lasten Nadeel €170.000
922-Algemene baten en lasten Een verwacht nadeel van € 285.000 op de uitgaven voor vennootschapsbelasting. Door hogere omzetten en lagere kosten bij, met name de lopende grondexploitaties, stijgt het belastbaar bedrag. Lasten Nadeel €285.000
922-Algemene baten en lasten De raad heeft besloten bij de begroting 2025 dat er €1.500.000 uit de algemene reserve gehaald mag worden om de begroting 2025 sluitend te maken.  Bij het maken van de jaarrekening wordt bekeken in hoeverre dit nodig is. In het saldo van deze bestuursrapportage is dus geen rekening gehouden met deze onttrekking. Baten Nadeel € 1.500.000
922-Algemene baten en lasten Actieplan informatieveiligheid en zichtbaarheid organisatie Het project Informatiebeveiliging en Privacy (IB&P) is met het versterken van de Informatieveiligheid en Privacy organisatie overgedragen aan de lijn. De projectfase is daarmee afgerond. Voor de afronding van een aantal onderwerpen is nog externe expertise nodig, waarvoor extra kosten worden gemaakt. Lasten Nadeel € 62.000
960-Overhead De kosten voor het gebruik van microsoft 365 omgeving zijn fors gestegen, een van de oorzaken is het stijgende aantal licenties welke in gebruik zijn. Daarnaast zijn de kosten per licentie ook gestegen. Lasten Nadeel €185.000
960-Overhead Per saldo een verwacht nadeel van € 88.000 op diverse facilitaire kosten. Er wordt een nadeel verwacht op de schoonmaakkosten en de aanschaf van vakliteratuur. Op de energiekosten wordt een voordeel verwacht. Voor de schoonmaak geldt dat de gecalculeerde uren bij het aangaan van het schoonmaakcontract te minimaal zijn ingeschat. Voor het nadeel op de vakliteratuur geldt dat we deze proberen te beteugelen door kritisch te kijken naar de aanvragen. Bovendien is goedkeuring van het management noodzakelijk. Teammanagers worden gevraagd lopende abonnementen te beoordelen op noodzakelijkheid. Echter, dit levert geen grove besparingen op.  Lasten Nadeel €88.000
  Verder wordt elk jaar aan het einde van het boekjaar de voorziening dubieuze debiteuren op hoogte gebracht. Op dit moment is nog niet in te schatten welk bedrag toegevoegd moet worden aan de voorziening dubieuze debiteuren. Op basis van de ervaringscijfers van afgelopen jaren gaat het meestal om een bedrag tussen de € 125.000 en € 200.000. Dit nadeel is nog niet meegenomen in bovenstaande cijfers omdat het nog te onzeker is hoe hoog het uitvalt dit jaar.      

 

Toelichting Programmabegrotingswijzigingen: Algemene dekkingsmiddelen

Terug naar navigatie - Toelichting Programmabegrotingswijzigingen: Algemene dekkingsmiddelen
Product Toelichting Bedrag
922 Onttrekking aan de reserve doorontwikkeling organisatie ten behoeve van het lopende doorontwikkelingstraject.  €129.800
922 Ontrekking aa de reserve RVU ten behoeve van de mensen die van de Regeling Vervroegd Uittreden gebruik maken. Bij de saldobestemming van de jaarrekening 2023 is hier een bestemmingsreserve voor gevormd. €300.000
922 Onttrekking aan de reserve Wet Open Overheid ten behoeve van de implementatie van de Wet Open Overheid. €80.000
  De afgelopen jaren zijn er incidentele middelen beschikbaar gesteld voor automatiseringsprojecten. Deze projecten zijn niet jaarafhankelijk en lopen vaak over het jaar heen. De restant middelen zijn in het verleden bij de bestemming van het jaarrekeningsaldo toegevoegd aan de reserve kantoorautomatisering zodat de middelen in nieuwe jaren beschikbaar zijn voor de afronding van deze projecten. In de begrotingswijziging bij deze bestuursrapportage wordt voorgesteld deze middelen beschikbaar te stellen in 2025. €359.200
960 Afgelopen jaren zijn een aantal investeringskredieten aangevraagd voor o.a. software waarvan de kapitaallasten gedekt worden vanuit de reserve kantoorautomatisering. Tijdens het aanschafproces is gebleken dat deze software wordt aangeschaft op basis van een Saas-oplossing. Vanwege de boekhoudregels (BBV) waar de gemeente zich aan moet houden, mag dit niet geactiveerd en afgeschreven worden. Dit levert nu en nadeel op in de begroting en een voordeel op het betreffende investeringskrediet. Middels een begrotingswijziging bij deze bestuursrapportage wordt aan de raad voorgesteld het investeringskrediet om te zetten naar een exploitatiebudget wat gedekt wordt uit de reserve kantoorautomatiseirng. Dit is een budgetneutrale wijziging. €250.000
960 Onttrekking aan de reserve risicoinventarisatie voor de uitvoering van het plan van aanpak Risico inventarisatie en evaluatie. De uitvoering hiervan is in 2024 al begonnen maar loopt door in 2025. €59.600
960 Ontvangen subsidie duurzame inzetbaarheid voor bedrijven (MDIEU). €188.800