Voortgang rekenkameronderzoek

Het college is op grond van de nieuwe wet Versterking Decentrale Rekenkamers verplicht om te rapporteren aan de raad over de, door de raad, geaccordeerde aanbevelingen zoals vastgelegd in het rapport van de Rekenkamer. Het college dient hier jaarlijks verslag van te doen totdat de aanbestedingen naar het oordeel van de raad voldoende zijn opgevolgd. Voor 2024 is ervoor gekozen om dit in Burap-2 te doen. 

Met het onderzoeksrapport wil de rekenkamercommissie de gemeenteraad van Zutphen inzichtelijk maken of en in hoeverre het beleid en de uitvoering ervan effectief is. Dit rapport is in 2023 gemaakt toen de huidige woonvisie 2019 t/m 2024 nog vol in uitvoering en nog niet voorbij was. Hieronder wordt per aanbeveling uit dit rapport beschreven wat wordt gedaan en de status is.

1.    Zet als gemeenteraad in op de navolgbaarheid van de woonvisie en maak duidelijke afspraken over de monitoring en evaluatiemomenten met het college.  

In ‘een ambtelijke evaluatie’ van de woonvisie geven wij een kwalitatieve toelichting van wat er is gedaan in het kader van de uitvoering van de verschillende acties en welke resultaten daarmee zijn behaald. Deze evaluatie wordt, met het oog op het einde van de huidige woonvisie nu uitgevoerd in het 4e kwartaal van 2024. 

De resultaten van deze evaluatie en de 1e aanbeveling van de rekenkamercommissie worden meegenomen in het beleidsvormende proces voor het volkshuisvestingsprogramma. Op basis van de (nog vast te stellen) nieuwe wet Regie op de Volkshuisvesting moet zo’n programma ter uitwerking van onze gemeentelijke Omgevingsvisie worden gemaakt. Voorgeschreven is dat het programma ook een woonzorgvisie bevat. Het VHV-programma is een nieuw instrument en komt in 2025 in de plaats van onze huidige gemeentelijke woonvisie 2019-2024.  Adviesbureau Companen begeleidt ons bij de opstelling ervan.

Tot slot de 1e aanbeveling van de Rekenkamercommissie wordt ook meegenomen in de nieuwe prestatieafspraken met de corporaties die in 2025 na vaststelling van het volkshuisvestingsprogramma weer worden gemaakt. 

2.    Stel vanuit de woonvisie een actueel (jaarlijks)uitvoeringsprogramma op met SMART acties en afspraken. 
 
Het Volkshuisvestingsprogramma wordt het uitvoeringsprogramma van de omgevingsvisie. In het volkshuisvestingsprogramma zullen SMART acties en afspraken opgenomen worden
 
3.    Zorg ervoor dat, zeker naar buiten, eenheid van beleid wordt uitgedragen door bestuurders. 
Bij de totstandkoming van woningbouwprojecten en woonbeleid worden meerdere relevante beleidsvelden betrokken. De basis is gelegd met de omgevingsvisie die integraal is ontwikkeld. Ook het volkshuisvestingsprogramma, de woonzorgvisie en de ontwikkeling van woningbouwprojecten zoals Leesten Schouwbroek en De Hoven Noord zal samen met relevante beleidsvelden ontwikkeld worden. 

4.    Zorg ervoor dat er ten behoeve van de uitvoering voldoende capaciteit en expertise in huis is.   
Pas vanaf de zomer van 2023 is extra capaciteit beschikbaar gekomen voor de visievorming, uitvoerbaarheid en monitoring van woonbeleid.  Het is echter lastig om structurele capaciteit te vinden. Wanneer op een beleidsveld in de organisatie de bemensing niet op orde is werkt dit door in voortgang op het beleidsveld wonen. Dit komt door het multidisciplinaire karakter van het beleidsveld wonen. Mede daardoor worden er in de begroting keuzes voorgesteld om prioriteiten te stellen.
 
5.    Neem als gemeenteraad een brede kaderstellende en controlerende rol in het woondomein door in te zetten op vroegtijdige informatievoorziening in alle relevante stadia van de beleidscyclus.  
 
Jaarlijks wordt de raad geïnformeerd door middel van de ‘Factsheet Bevolking & Wonen’. Daarnaast is actuele informatie te vinden op de website ‘Zutphen in Cijfers’. Aan de hand van Zutphen in Cijfers werken wij nu aan een woningmarktdashboard om nog meer inzicht te geven. 

De bevindingen uit het rekenkamerrapport Informatieveiligheid & Privacy zijn overgenomen in het IB&P project. Per bevinding wordt de huidige stand van zaken weer gegeven

1. Actualiseer het informatiebeveiliging- en privacy beleid op basis van risicomanagement en formuleer ambities hierop in samenspraak met de raad;
   De ambitie van de gemeente Zutphen is om eind 2025 volledig te voldoen aan de richtlijnen vanuit de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO). In opdracht van de directeur Bedrijfsvoering heeft de toenmalige CISO samen de Architect een actieplan opgesteld. Hierin staan de activiteiten opgenomen om het doel van BIO compliant te realiseren.
2.  Breng aantal en actualiteit van de protocollen en richtlijnen zoals voorgeschreven in de BIO up-to-date;
   In augustus 2023 is er een deeltijd projectleider (16 uur per week) aangesteld voor de uitvoering van het actieplan voor IB&P met als doel BIO compliant te zijn in twee jaar.
   De projectleider trof in augustus 2023 een lijnorganisatie aan welke Ad Hoc werkt en waar niet voldoende resources aanwezig zijn voor een IB&P organisatie. Met de bestaande resources is er een start gemaakt met de uitvoer van het actieplan, dit verliep stroef omdat de aanwezige resources vaak andere prioriteiten (lijnwerkzaamheden) hadden en hierdoor niet voldoende aandacht konden schenken aan de acties uit het actieplan. Het gevolg hier van is dat er een achterstand is ontstaan.
   In november 2023 is er naast de bestaande lijnorganisatie een projectorganisatie opgetuigd welke toegewijd kan werken aan de fundering van een robuuste IB&P organisatie. In december 2023 en januari 2024 is het fundament gelegd voor een projectorganisatie. Eind januari en begin februari zijn de projectmedewerkers, te weten een TISO, ISO en Privacy Officer gestart. Daarnaast is werving gestart voor o.a. een TISO en Privacy Officer in de lijnorganisatie, deze zijn inmiddels ingevuld.
   De projectleider heeft in samenspraak met de directeur Bedrijfsvoering besloten om op basis van IB&P onderwerpen deelprojecten op te stellen en de genoemde acties uit het actieplan hierin onder te brengen. Aan ieder deelproject wordt nu hard gewerkt om de overeengekomen doelen te behalen.
   25% van de benodigde inspanningen zijn door het projectteam in de afgelopen tien maanden gerealiseerd, dit is in lijn met onze planning. Volgens een simpele berekening betekent dat we met het huidige project nog zeker zestien maanden bezig zullen zijn om het project (BIO compliant) af te ronden.
3. Maak effectiever gebruik van de reeds aanwezige gebruik van de middelen voor controle en monitoring op informatiebeveiliging en privacy;
   Binnen de gemeente Zutphen is er een enorme verscheidenheid in tooling beschikbaar en in gebruik voor de controle en monitoring van informatiebeveiliging en privacy. De informatie is hierdoor gefragmenteerd en ook niet overal actueel. De CISO en de Privacy Officer werken aan een voorstel om de bestaande tooling te consolideren. De consolidatie van de tooling leidt tot efficiënt gebruik van de aanwezige middelen voor controle en monitoring voor informatiebeveiliging en privacy.
4.  Verricht een 0-meting naar de taakvolwassenheid en bewustwording van medewerkers op informatiebeveiliging en formuleer daarop een ambitie en stappenplan om daarop in control te komen;
   In de afgelopen vier jaar hebben twee 0-metingen plaatsen voor Informatiebeveiliging en één voor privacy.
   De uitkomsten van de onderzoeken waren dat het volwassenheidsniveau van de gemeente Zutphen tussen de 1 en 1,5 (een Ad Hoc werkwijze) is. Om BIO compliant te zijn is minimaal volwassenheidniveau 3 nodig (Managed).
   Om de gemeente Zutphen op volwassenheidsniveau 3 te krijgen is er een iBewustzijnsprogramma opgesteld en kent een doorlooptijd 2 jaar.
5. Maak informatiebeveiliging- en privacy een integraal onderdeel van de werkprocessen.
   In Q2 2024 en Q3 2024 zijn bouwstenen ontworpen en gebouwd welke nodig zijn om informatiebeveiliging- en privacy een integraal onderdeel te maken van de werkprocessen. Deze dienen uiterlijk in Q4 2024 geaccepteerd te worden door de directie. Vervolgens kan dan vanaf Q1 2025 gestart worden met de implementatie.