Bedrijfsvoering

Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat de totale rechtmatigheidsafwijkingen over 2025 € 11.655.004 bedragen. Dit bedrag is hoger dan de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van € 4.711.300. Van het totale bedrag is € 5.982.000 op grond van vooraf door de raad vastgesteld beleid als acceptabel aangemerkt. Het resterende bedrag van € 5.673.004 betreft niet acceptabele rechtmatigheidsafwijkingen. Overeenkomstig artikel 8, tweede lid, van de Financiële verordening gemeente Zutphen 2025 worden de afwijkingen die de rapportagegrens van € 100.000 overschrijden hieronder toegelicht. Daarbij wordt ook ingegaan op de maatregelen die worden getroffen om vergelijkbare afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Voorwaardencriterium

Bij de controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels zijn 72 dossiers onderzocht. Uit deze controle blijkt dat 37 inkopen voor een totaalbedrag van € 5.673.004 ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Deze inkopen zijn als rechtmatigheidsfout aangemerkt, omdat de Europese aanbestedingswetgeving die onderdeel uitmaakt van het normenkader niet is nageleefd.

De geconstateerde afwijkingen hebben onder meer betrekking op de inhuur van medewerkers, onderhoudswerkzaamheden, telecommunicatiediensten, software en informatiesystemen, straatreiniging, parkeerbeheer, adviesdiensten, groenonderhoud, catering, zorgverlening en loopbaanbegeleiding.

De belangrijkste oorzaken zijn het stilzwijgend verlengen van opdrachten en het niet of niet tijdig starten van een nieuwe aanbestedingsprocedure. Hierdoor zijn in enkele gevallen de maximale looptijd of de geraamde opdrachtwaarde overschreden. Van de 37 onrechtmatige inkopen waren 10 inkopen ook in 2024 onrechtmatig. Daarnaast zijn 24 opdrachten in 2025 voor het eerst boven de Europese aanbestedingsgrens uitgekomen. Drie opdrachten zijn in 2025 als onrechtmatig aangemerkt als gevolg van een gewijzigde of aangescherpte beoordeling van de aard van de opdracht. Drie eerder geconstateerde onrechtmatigheden op het gebied van onderhoudswerkzaamheden bevinden zich inmiddels in een aanbestedingstraject.

De uitgevoerde controle had het karakter van een deelwaarneming en omvatte niet de volledige populatie van inkopen. De resterende populatie met een omvang van € 18.247.266 is niet nader onderzocht. Omdat de totale populatie niet homogeen is en aandachtspunten zijn geconstateerd in de interne beheersing, dossiervorming en archivering, kunnen de uitkomsten van de onderzochte dossiers niet zonder meer worden doorvertaald naar de resterende populatie. Het college kan daarom niet uitsluiten dat deze populatie aanvullende rechtmatigheidsafwijkingen bevat. Het in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen bedrag van € 5.673.004 heeft uitsluitend betrekking op de daadwerkelijk vastgestelde afwijkingen in de onderzochte dossiers.

In 2026 wordt de populatie integraal beoordeeld. De uitkomsten hiervan worden betrokken bij de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken 2026 en worden aan de raad gerapporteerd. Daarnaast wordt de interne beheersing rondom inkopen en aanbestedingen nader onderzocht. Hierbij wordt gekeken naar de inrichting en werking van het inkoopproces, de tijdige signalering van aflopende contracten, de bewaking van looptijden en opdrachtwaarden, de kwaliteit en volledigheid van de dossiervorming, de contractregistratie en de verdeling van verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

Op basis van dit onderzoek wordt een verbeterplan opgesteld waarin concrete maatregelen, verantwoordelijkheden en termijnen worden vastgelegd. De voortgang van deze maatregelen wordt periodiek gevolgd. De bestaande beheersmaatregelen, waaronder het vastgestelde inkoopproces, de contractregistratie, het contractbeheer, de inzet van de inkoopadviseur en de aanbestedingskalender, worden daarbij aangescherpt en waar nodig aangevuld.

Begrotingscriterium

De begrotingsonrechtmatigheden bedragen in totaal € 5.982.000. Dit bedrag bestaat uit een overschrijding van de lasten van programma’s van € 2131.000 en overschrijdingen van investeringskredieten van € 3.851.000. Deze afwijkingen passen binnen het vooraf door de raad vastgestelde beleid en zijn daarom op grond van de Financiële verordening als acceptabel aangemerkt. Over 2025 zijn geen niet acceptabele begrotingsonrechtmatigheden vastgesteld.

De kwalificatie als acceptabel neemt niet weg dat maatregelen worden getroffen om de begrotingsbeheersing verder te verbeteren. In 2026 worden de interne werkinstructies voor de toepassing van het begrotingscriterium verduidelijkt en wordt een eenduidige toepassing van de Kadernota Rechtmatigheid geborgd. Ook wordt de periodieke monitoring van programma’s, investeringskredieten en reservemutaties versterkt.

Het doel hiervan is om afwijkingen eerder te signaleren en te beoordelen. Wanneer dat nodig is, worden afwijkingen tijdig door middel van een begrotingswijziging aan de raad voorgelegd of in een tussentijdse rapportage aan de raad gemeld. De werking van deze maatregelen wordt betrokken bij de interne controle.

Misbruik en oneigenlijk gebruik

Voor het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik zijn op basis van de uitgevoerde controles geen financiële afwijkingen of onduidelijkheden vastgesteld. Het bedrag in de rechtmatigheidsverantwoording is daarom nihil.

De maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik blijven onderdeel van de reguliere processen en de verbijzonderde interne controle. In 2026 wordt per materieel proces nadrukkelijker vastgelegd welke risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik aanwezig zijn, welke beheersmaatregelen worden toegepast en op welke wijze over de uitkomsten van de controles wordt gerapporteerd.

Fraude is een opzettelijke handeling waarbij door misleiding een onrechtmatig of onwettig voordeel wordt verkregen. Het kan daarbij gaan om het vervreemden of onjuist gebruiken van geld, bezittingen of vertrouwelijke informatie, maar ook om het bewust onjuist weergeven van informatie in officiële stukken. Integriteit is breder en heeft betrekking op zorgvuldig, onafhankelijk en betrouwbaar handelen door bestuurders en medewerkers.

Het college is verantwoordelijk voor het zoveel mogelijk voorkomen en tijdig signaleren van fraude. De gemeente maakt hiervoor gebruik van een combinatie van harde en zachte beheersmaatregelen. Voorbeelden zijn functiescheiding, het vierogenprincipe, autorisatie- en toegangsbeheer, logging, interne controles en de verbijzonderde interne controle. Daarnaast zijn integriteitsbeleid, de ambtseed, voorbeeldgedrag, bewustwording en het bespreekbaar maken van integriteitsdilemma’s belangrijk.

Frauderisicoanalyse

Naar aanleiding van het Verbijzonderde Interne Controleplan 2025 is een geactualiseerde frauderisicoanalyse opgesteld. Hierin zijn per team de mogelijke interne frauderisico’s geïnventariseerd, beoordeeld en gekoppeld aan de aanwezige beheersmaatregelen. De analyse heeft op dit moment nog de status van concept en moet nog worden besproken in het college en met de auditcommissie.

Uit de conceptanalyse komen op hoofdlijnen de volgende organisatiebrede frauderisico’s naar voren:

1. misbruik van vertrouwelijke informatie en voorkennis;
2. manipulatie van het inkoop- en aanbestedingsproces;
3. manipulatie van onderzoeksresultaten of beleid;
4. verduistering of privégebruik van gemeentelijke eigendommen;
5. het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management.

Daarnaast zijn verhoogde of hoge risico’s onderkend bij onder meer het bewust achterhouden van informatie, grond- en vastgoedtransacties, het onterecht goedkeuren van uitgevoerd werk en de registratie van verlof en overuren.

De analyse laat ook zien dat niet alle beheersmaatregelen aantoonbaar volledig functioneren. Dit betreft met name de onderbouwing van de levering en prijs van ingekochte prestaties, beheersmaatregelen in de IT-omgeving en de zichtbare toepassing van het vierogenprincipe. De komende periode worden de uitkomsten per team besproken en worden aanvullende maatregelen bepaald. De frauderisicoanalyse wordt ten minste eenmaal per twee jaar herijkt. Ook wordt een frauderesponsplan opgesteld, waarin wordt vastgelegd hoe de gemeente bij een vermoeden van fraude handelt en welke rollen en verantwoordelijkheden daarbij gelden.

Fraudegevallen in 2025

Op basis van de bij de gemeente bekende en geregistreerde meldingen zijn in 2025 geen vastgestelde interne fraudegevallen geweest. Signalen van mogelijke fraude of integriteitsschendingen worden beoordeeld en waar nodig nader onderzocht. Afhankelijk van de uitkomsten kunnen arbeidsrechtelijke, bestuursrechtelijke, civielrechtelijke of financiële maatregelen worden getroffen. Ook wordt beoordeeld of ten onrechte betaalde bedragen moeten worden teruggevorderd en of aangifte noodzakelijk is.

Zorgfraude

De frauderisicoanalyse is primair gericht op fraude door medewerkers of bestuurders binnen de gemeentelijke organisatie. Fraude door externe partijen, waaronder fraude door zorgaanbieders, valt in beginsel onder het gemeentelijke beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Een uitzondering geldt wanneer mogelijk sprake is van samenspanning met iemand binnen de gemeentelijke organisatie.

Zoals bij de inzet op het voorkomen en bestrijden van zorgfraude al is toegelicht, besteden wij binnen het sociaal domein aandacht aan de rechtmatigheid en daadwerkelijke levering van zorg. Signalen van mogelijke zorgfraude worden onderzocht en kunnen leiden tot aanvullende controles, correctie van betalingen, terugvordering of maatregelen richting een zorgaanbieder. Zie ook inzet 41400204 in het programma Zorgen en samenleven. Eind 2024 zijn er signalen binnengekomen dat er bij één zorgaanbieder mogelijk sprake zou zijn van langdurige zorgfraude. Signalen die zijn ontvangen zien onder andere toe op gedeclareerde zorg die niet geleverd werd en het declareren van te hoge tarieven. Om zorgvuldig op deze signalen te acteren, is er een gezamenlijk onderzoek gestart bij deze aanbieder vanuit een grote groep gemeenten. Dit onderzoek is nog niet afgerond.

Integriteit

Het voorkomen van fraude hangt nauw samen met een integere organisatiecultuur. Daarom besteden wij aandacht aan bewustwording, voorbeeldgedrag, het bespreekbaar maken van dilemma’s en de mogelijkheid om vermoedens van een misstand of integriteitsschending te melden. In 2025 namen acht medewerkers contact op met de externe vertrouwenspersoon. Zeven dossiers zijn afgesloten in 2025; één dossier loopt door in 2026. Van de 8 dossiers hadden twee dossiers geen betrekking op integriteit. De overige zes dossiers hadden betrekking op uiteenlopende kwesties variërend van intimidatie en pesten tot vermoedens van niet-integer handelen. Geen van de in 2025 afgesloten dossiers heeft geleid tot een officiële klacht.