Bedrijfsvoering
Inleiding
Terug naar navigatie - Bedrijfsvoering - InleidingDe paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de doelstellingen in de programma’s te realiseren.
De afgelopen jaren is er, mede vanwege de bezuinigingen, beperkt geïnvesteerd in onze bedrijfsvoering. Ondertussen blijven we als Gemeente Zutphen onverminderd ambitieus, is de wereld om ons heen meer complex geworden en zijn ontwikkelingen doorgegaan, zoals het meer informatie gestuurd werken. We hebben te maken gehad met crises als opvang van Oekraïners en Corona en een ramp zoals de gasexplosie in een appartementencomplex.
Al met al wordt in toenemende mate een beroep gedaan op bedrijfsvoering en komt de interne dienstverlening onder druk te staan. Voor het leveren van gewenste informatie, maar ook om teams te begeleiden/ ondersteunen bij activiteiten. Door krapte in de formatie en de genoemde ontwikkelingen kan bedrijfsvoering de teams niet op de gewenste manier ondersteunen. Hiermee lopen we niet alleen intern risico qua bedrijfsvoering in zijn geheel, maar staat ook, zij het indirect, de dienstverlening aan onze inwoner onder druk.
Deze ontwikkelingen maken eens te meer helder dat we als gemeentelijke organisatie flexibel en wendbaar moeten zijn. Hierop voorbereid zijn en tegelijkertijd de (interne)dienstverlening borgen, zal voor de komende jaren een van de grote opgaven zijn.
Bedrijfsvoering: Doelen en inzet
Terug naar navigatie - - Bedrijfsvoering: Doelen en inzetDoelen
Terug naar navigatie - Bedrijfsvoering: Doelen en inzet - DoelenOrganisatieontwikkeling
Terug naar navigatie - Bedrijfsvoering: Doelen en inzet - Doelen - Organisatieontwikkeling- Wij geven uitvoering aan het programma doorontwikkeling van de organisatie
- Wij boeien en binden mensen aan onze organisatie
- Onze medewerkers zijn zelfbewust en in staat hun huidige rol in de organisatie goed te vervullen.
- Wij investeren in de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers
- Wij geven uitvoering aan onze visie op dienstverlening
Huisvesting
Terug naar navigatie - Bedrijfsvoering: Doelen en inzet - Doelen - Huisvesting- We geven uitvoering aan het opgestelde plan voor herinrichting van de oude raadszaal en het faciliteren van uw raad met een goede vergaderomgeving
- We ontwikkelen een huisvestingsplan dat past bij onze visie op dienstverlening
Bedrijfsvoering op orde
Terug naar navigatie - Bedrijfsvoering: Doelen en inzet - Doelen - Bedrijfsvoering op orde• We verstevigen onze positie als aantrekkelijke werkgever.
• We communiceren in begrijpelijke taal.
• We versterken onze interne beheersing.
Digitale transitie en informatieveiligheid
Terug naar navigatie - Bedrijfsvoering: Doelen en inzet - Doelen - Digitale transitie en informatieveiligheid- Verder vormgeven van digitale dienstverlening op basis van wetgeving en maatschappelijke ontwikkelingen.
- We gaan data meer gebruiken voor het krijgen van inzicht en als onderbouwing voor beleid en het nemen van besluiten.
- Toekomst bestendige informatievoorziening: onze ICT is veilig en ingericht op maximale ondersteuning van medewerker en inwoner.
- Verder implementeren van de Common Ground principes in ons applicatielandschap en gegevensuitwisseling.
Toelichting bij de rechtmatigheidsverantwoording
Terug naar navigatie - Bedrijfsvoering: Doelen en inzet - Toelichting bij de rechtmatigheidsverantwoordingDe algemene beheersmaatregelen die genomen zijn om onrechtmatigheden te voorkomen zijn
primair het vaststellen van het inkoopproces en het registreren en beheren van de contracten.In de rechtmatigheidsverantwoording staat in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd.
We blijven binnen de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves. Conform artikel 8, tweede lid, van de Financiële verordening gemeente Zutphen 2024 geven wij in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting op fouten en onduidelijkheden voor zover deze de rapportagegrens van € 100.000,00 overschrijden. Ook geven wij aan welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de
toekomst te voorkomen.
Wij hebben geconstateerd dat tien inkopen voor een totaalbedrag van € 2.315.000 ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Dit wordt als een rechtmatigheidsfout aangemerkt omdat de in het normenkader opgenomen Europese aanbestedingswetgeving niet is nageleefd bij deze inkopen.
Oorzaken zijn dat opdrachten stilzwijgend zijn verlengd of dat een nieuwe aanbesteding niet of niet tijdig plaats heeft gevonden waardoor de termijn of de prijsraming is overschreden. Het betreft de volgende soorten inkopen:
tweemaal inhuur medewerkers
driemaal onderhoudswerkzaamheden
eenmaal inspectie en snoeien van bomen
driemaal software en informatiesystemen
eenmaal kantine- en cateringdiensten
Van de tien onrechtmatige inkopen waren er zeven ook onrechtmatig in 2023.
De algemene beheersmaatregelen die genomen zijn om onrechtmatigheden te voorkomen zijn primair het vaststellen van het inkoopproces en het registreren en beheren van de contracten. Budgethouders dienen het inkoopproces te volgen en gebruik te maken van de tools die hiervoor beschikbaar zijn. Ook kan advies gevraagd worden bij de inkoopadviseur. Daarnaast wordt er actief contractbeheer toegepast zodat tijdig inzichtelijk is wanneer inkoopcontracten aflopen en dus tijdig gestart kan worden met een nieuwe aanbestedingsprocedure. Secundair voert de inkoopadviseur adviesgesprekken over contracten en aanbestedingen en worden aanbestedingen geïnventariseerd middels een aanbestedingskalender zodat tijdig inzichtelijk is welke contracten aflopen en aanbesteed moeten worden.