Bedrijfsvoering

Wat willen we bereiken? 

De gemeente Zutphen werkt aan de verdere (door)ontwikkeling van de organisatie die is toegerust op de maatschappelijke vraagstukken van vandaag en morgen. Een belangrijk fundament onder deze ontwikkeling vormen onze kernwaarden Betrokken, Ondernemend en Vertrouwen. We ontwikkelen ons in het zijn van een organisatie waarin onze ambitie en kernwaarden zichtbaar zijn in het dagelijks handelen. We willen een organisatie zijn waarin medewerkers elkaar kennen, vinden en versterken, eigenaarschap nemen en samenwerken vanuit vertrouwen. 

We zetten daarnaast de komende jaren met name in op de implementatie van het sturingsmodel, waarmee we onze organisatie richting geven in de wijze waarop wij sturen en ons tot elkaar en verhouden. Hiermee creëren we meer duidelijkheid in rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Daarbij werken we toe naar een passende inrichting van de organisatie en naar een effectieve samenwerking, voldoende aandacht voor medewerkers en een goede balans tussen sturing en eigenaarschap. Dit sluit ook aan bij het verbeteren van onze interne beheersing (doel 720). Ook wordt er gewerkt aan een prettige (samen)werkomgeving door de verbouwing van het stadhuis en de raadzalen. 

Waar staan we nu? 

De afgelopen jaren zijn belangrijke stappen gezet in de doorontwikkeling van de organisatie. In een koersdocument voor de ambtelijke organisatie zijn de missie, visie, kernwaarden en ambitie van de ambtelijke organisatie beschreven. Dit koersdocument en het Programma Doorontwikkeling hebben richting gegeven aan verschillende verbeter- en ontwikkeltrajecten. Ook zijn de kernwaarden vastgesteld en wordt binnen teams gewerkt aan de verdere verankering hiervan. Met de actualisatie van het koersdocument en het opstellen van een sturingsmodel, hebben we een mooie basis vanuit waar we gezamenlijk gaan werken aan de doorontwikkeling van de organisatie. Het vernieuwde koersdocument en sturingsmodel beogen wij in het najaar vast te stellen.

Indicatoren en streefwaarden 

Voor dit doel zijn op dit moment nog geen indicatoren en streefwaarden vastgesteld. Bij een volgende actualisatie van de programmabegroting wordt bezien of indicatoren en streefwaarden kunnen worden opgenomen.

Wat willen we bereiken? 

We willen een organisatie zijn die aantoonbaar in control is op haar kritieke bedrijfsvoeringsprocessen. Dat betekent dat verantwoordelijkheden en eigenaarschap helder zijn belegd, processen beheersbaar en waar nodig gestandaardiseerd zijn en risico’s tijdig worden gesignaleerd en gemanaged. Managers, proceseigenaren en medewerkers weten wat van hen wordt verwacht en beschikken over de kennis en ondersteuning om hun verantwoordelijkheid te nemen. 

Interne beheersing is daarmee geen afzonderlijke activiteit rondom de accountantscontrole of informatiebeveiliging, maar een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijks werken, sturen en verantwoorden. We werken vanuit de vastgestelde visie op control. Monitoring en verantwoording maken onderdeel uit van de reguliere planning- en control cyclus. 

Waar staan we nu? 

De gemeente heeft de afgelopen jaren geïnvesteerd in verbetering van de bedrijfsvoering en interne beheersing. Er is een visie op control vastgesteld en binnen verschillende processen zijn verbeteringen doorgevoerd. Tegelijkertijd laten de bevindingen van de accountant zien dat de interne beheersing nog onvoldoende structureel is geborgd. 

Het jaarrekeningproces 2025/2026 is moeizaam verlopen en heeft geleid tot veel herstelwerkzaamheden en aanvullende controles. De accountant constateert onder meer verbeterpunten in het proces van inkopen en aanbesteden, de begrotingsrechtmatigheid, prestatielevering, de financiële administratie, dossiervoering en de inrichting van interne en kwaliteitscontroles.  

De onderliggende opgave is breder dan afzonderlijke processen. Om als organisatie aantoonbaar in control te zijn, is meer duidelijkheid nodig over eigenaarschap, verantwoordelijkheden, governance, sturing, kennis en de wijze waarop risico's, maatregelen, en verbeteringen worden gemonitord en geborgd. Daarbij speelt informatiebeveiliging een belangrijke rol. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid 2 (Bio2) en de Cyberbeveiligingswet (Cbw) stellen nadrukkelijk eisen aan risicomanagement, bestuurlijke verantwoordelijkheid, beheersmaatregelen en aantoonbare verantwoording. Dit betekent dat bestaande processen en werkwijzen op onderdelen moeten worden aangepast en dat verantwoordelijkheden duidelijker moeten worden belegd.  

Indicatoren en streefwaarden 

Voor dit doel zijn op dit moment nog geen indicatoren en streefwaarden vastgesteld. Bij een volgende actualisatie van de programmabegroting wordt bezien of indicatoren en streefwaarden kunnen worden opgenomen. 

Wat willen we bereiken? 

We willen een veilige digitale informatievoorziening die medewerkers en samenleving optimaal ondersteunt. Digitalisering is geen doel op zich, maar een noodzakelijke randvoorwaarde om als één overheid taken betrouwbaar, efficiënt en verantwoord uit te voeren. Om de opgaven in de gemeente Zutphen goed te ondersteunen streven we naar een wendbare, solide, weerbare informatievoorziening die ruimte biedt aan innovatie, en tegelijkertijd veilig en beheerst is voor optimale ondersteuning aan samenleving, inwoners en organisaties. Dit is verwoord in de I-visie gemeente Zutphen 2024 – 2028. 

Waar staan we nu? 

We zijn volop bezig met de realisatie van de I-visie. Deze geeft richting aan de ontwikkeling van de informatievoorziening in de komende jaren verwoord in ambities. De I-visie is door de raad in 2024 vastgesteld. We liggen hierbij op schema. Eind van dit jaar komt er een actualisatie en een stand van zaken. Intussen draait de wereld door. Er zijn autonome ontwikkelingen zoals de opkomst van Artificiële intelligentie (AI) Daarnaast zijn met name vanuit de VNG nieuwe inzichten en besluiten die van invloed zijn op onze informatievoorziening. Op het VNG-congres van 2025 zijn een vergaande collectivisering van digitale diensten en een intensivering van Common Ground afgesproken. Daarnaast is overheid breed de Nederlandse Digitalisering Strategie vastgesteld. Deze is gericht op een sterke digitale basis voor betrouwbare dienstverlening en betere uitvoerbaarheid voor inwoners , bedrijven en professionals. Belangrijke speerpunten zijn digitale soevereiniteit, cyberweerbaarheid en AI. 

Indicatoren en streefwaarden 

Indicator 1: Inzicht in zaken voor inwoners
Streefwaarde: 70% van relevante zaken voor inwoners is te volgen en te raadplegen in een portaal 

Indicator 2: Aanschaffen binnen de informatiearchitectuur
Streefwaarde: 100% van onze aanschaffen voor Informatievoorziening is in lijn met onze architectuurprincipes 

Indicator 3: Training digitale vaardigheden, AI- en datageletterdheid
Streefwaarde: 90% van de medewerkers heeft de trainingen gevolgd voor digitale vaardigheden, AI – en datageletterdheid. 

Indicator 4: Indicator Baseline Informatiebeveiliging  Overheid 2 (BIO 2)
Streefwaarde: Eind 2027 is minimaal 80% van de BIO 2 maatregelen ingevoerd en geborgd. Voor de overige maatregelen zijn verbeteracties, een eigenaar en een planning vastgelegd.